BAB V - TEKNIK-TEKNIK PENGUMPULAN DATA

A.    Interview (Wawancara)

-       Merupakan teknik yang efektif digunakan selama pengembangan sistem.

-       Merupakan sebuah pertukaran informasi antara pewawancara (analis sistem) dengan yang diwawancarai (user).

-       Perlu ada perencanaan dan perlu ada tujuan khusus.

-       Terdiri dari pertanyaan dan menjawab pertanyaan.

-       Analis sistem menggunakan mekanisme feedback dan cara utama untuk mengumpulkan fakta lapangan

Ada dua tipe pertanyaan dalam wawancara yaitu :

1.      Pertanyaan Open-Ended

Pertanyaan ini adalah netral dan tidak dibatasi. Pewawancara mengijinkan secara bebas orang yang diwawancarai dalam menjawab pertanyaan, dan pewawancara menganjurkan yang diwawancarai untuk memberikan informasi yang tidak diketahui sebelumnya kepada pewawancara.

2.      Pertanyaan Closed-Ended

Dalam closed-ended, pewawancara lebih mudah mengontrol yang diwawancarai, karena apa yang akan ditanyakan sudah pasti dan menghindari yang diwawancarai menjawab bebas.  

 

B.     Sampling

Sampling adalah aplikasi dari prosedur tertentu yang kurang dari 100% item dalam suatu survey untuk mengevaluasi atau estimasi beberapa karakteristik dari populasi. Sampling berguna untuk menentukan karakteristik atau nilai dari seluruh item yang akan dipergunakan hingga selesai.

Tahapan-tahapan dalam perencanaan sampling adalah :

1.      Menentukan tujuan sampling.

2.      Mendefinisikan populasi dan unit sampling.

3.      Menspesifikasikan karakteristik.

4.      Menentukan ukuran sample.

5.      Menentukan metode pemilihan sample dan melaksanakannya.

6.      Mengevaluasi hasil sample dan membuat suatu kesimpulan.

 

C.    Observasi

Observasi memiliki banyak tujuan. Analis dapat menentukan apa yang akan dilakukan, bagaimana dilakukan, siapa yang mengerjakan, kapan dikerjakan, berapa lama dikerjakan, dimana dikerjakan dan mengapa dikerjakan. Analis juga dapat berpartisipasi dalam pelaksanaan prosedur yang dilakukan oleh pegawai.

Beberapa cara mengobservasi :

1.      Persiapan

-       Mengidentifikasi dan menentukan apa yang akan diobservasi

-       Mengestimasi waktu untuk observasi

-       Menjamin persetujuan manajemen untuk pelaksanaan observasi

-       Menjelaskan ke organisasi yang diobservasi, apa yang akan dilakukan dan mengapa

2.      Pelaksanaan Observasi

Observasi akan dikelola secara efektif oleh analis dengan mengikuti aturan berikut ini :

-       Analis perlu terbiasa dengan lingkungan sekitar dan komponen dalam area yang diobservasi. Membiasakan dengan pekerjaan yang berjalan pada tempat tersebut.

-       Selama observasi, analis secara berkala melakukan pencatatan.

-       Analis perlu mencatat hal-hal yang khusus. Deskripsi yang umum dan samar sebaiknya dihindari.

-       Jika analis berinteraksi dengan orang-orang yang diobservasi, analis sebaiknya berulang-ulang membuat komentar kualitatif danpenilaian.

-       Analis perlu menunjukkan kebaikan dan keamanan selama observasi.

Analis kemungkinan bisa tidak memiliki banyak waktu dalam mengobservasi. Untuk itu, teknik sampling dapat digunakan secara efektif untuk mengurangi waktu yang dibutuhkan dalam mengobservasi dan tetap dapat mengumpulkan fakta / hasil yang pasti.

BAB IV - ANALISIS SISTEM

A.    Pengertian Analisis Sistem

Menurut Yogiyanto (1995) analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan.

Menurut Kristanto (2003) analisis sistem adalah suatu proses mengumpulkan dan menginterpretasikan kenyataan-kenyataan yang ada, mendiagnosa persoalan dan menggunakan keduanya untuk memperbaiki sistem.

B.     Perlunya Analisis Sistem Dalam Pengembangan Sistem

Fase analisis sistem memberikan pemahaman tentang sistem yang sudah ada dan menemukan peluang untuk pengembangan sistem menjadi lebih baik serta memenuhi kebutuhan bisnis. Karena itu fase ini menjadi acuan penting dalam proyek pengembangan sistem informasi.

C.    Langkah-Langkah Dalam Analisa SLangkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah : 

1.      Identify, mengidentifikasi masalah

Mengidentifikasi (mengenal) masalah merupakan langkah pertama yang dilakukan dalam tahap analisis sistem. Masalah dapat didefinisikan sebagai suatu pertanyaan yang diinginkan untuk dipecahkan. Masalah inilah yang menyebabkan sasaran dari sistem tidak dapat dicapai. Oleh karena itu langkah pertama yang harus dilakukan oleh analis sistem adalah mengidentifikasi terlebih dahulu masalah-masalah yang terjadi. Tugas yang harus dilakukan analis sistem adalah :

-       Mengidentifikasi penyebab masalah

Analis sistem harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang aplikasi yang sedang dianalisisnya. Untuk aplikasi bisnis, analis sistem perlu mempunyai pengetahuan tentang sistem bisnis yang diterapkan di organisasi, sehingga dapat mengidentifikasi penyebab terjadinya masalah ini. Tugas mengidentifikasi penyebab masalah dimulai dengan mengkaji ulang terlebih dahulu subyek permasalahan yang telah diutarakan oleh manajemen atau yang telah ditemukan oleh analis sistem ditahap perencanaan sistem.

-       Mengidentifikasi titik keputusan

Setelah penyebab terjadinya masalah dapat diidentifikasi, selanjutnya juga harus mengidentifikasikan titik keputusan penyebab masalah tersebut. Titik keputusan menunjukkan suatu kondisi yang menyebabkan sesuatu terjadi.Analis sistem bila telah dapat mengidentifikasi terlebih dahulu titik-titik keputusan penyebab masalah, maka dapat memulai penelitiannya di titik-titik keputusan tersebut. Sebagai dasar identifikasi titik-titik keputusan ini, dapat digunakan dokumen paperwork flow atau form flowchart bila dokumentasi ini dimiliki oleh perusahaan.

-       Mengidentifikasi personil-personil kunci

Setelah titik-titik keputusan penyebab masalah dapat diidentifikasi beserta lokasi terjadinya, maka selanjutnya yang perlu diidentifikasi adalah personil-personil kunci baik yang langsung maupun yang tidak langsung dapat menyebabkan terjadinya masalah tersebut. Identifikasi personil-personil kunci ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen perusahaan serta dokumen deskripsi kerja (job description).

2.      Understand, memahami kerja sistem yang ada

Langkah ini dapat dilakukan dengan mempelajari secara terinci bagaimana sistem yang ada beroperasi. Diperlukan data yang dapat diperoleh dengan cara melakukan penelitian. Bila di tahap perencanaan sudah pernah diadakan penelitian, sifatnya masih penelitian pendahuluan (preliminary survey). Sedangkan pada tahap analisis sistem, penelitiannya bersifat penelitian terinci (detailed survey). Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba untuk menganalisis permasalahan, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahannya. Sejumlah data perlu dikumpulkan, dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang ada, yaitu wawancara,oberservasi, daftar pertanyaan dan pengambilan sampel. Tugas yang perlu dilakukan di langkah ini adalah :

-       Menentukan jenis penelitian

Jenis penelitian perlu ditentukan untuk masing-masing titik keputusan yang akan diteliti. Jenis penelitian tergantung dari jenis data yang diperoleh, dapat berupa data tentang operasi sistem, data tentang perlengkapan sistem dan pengendalian sistem.

-       Merencanakan jadwal penelitian

Supaya penelitian dapat dilakukan secara efisien dan efektif, maka jadwal penelitian harus direncanakan terlebih dahulu yang meliputi dimana penelitian akan dilakukan, apa dan siapa yang akan diteliti, siapa yang akan meneliti, kapan penelitian dilakukan. Dari rencana jadwl ini, berikutnya ditentukan ke dalam jenis penelitiannya masing-masing. Mengatur jadwal wawancara, mengatur jadwal observasi, mengatur jadwal pengambilan sampel.

-       Membuat penugasan penelitian

Setelah rencana jadual penelitian dibuat, maka tugas dilanjutkan dengan menentukan tugas dari masing-masing anggota tim analis sistem, yang ditentukan oleh koordinator analis sistem melalui surat penugasan dengan menyertakan lampiran kegiatan penelitian yang harus dilakukan.

-       Membuat agenda wawancara

Sebelum wawancara dilakukan, waktu dan materi wawancara perlu didiskusikan. Rencana ini dapat ditulis di agenda wawancara dan dibawa selama wawancara berlangsung. Tujuannya adalah supaya wawancara dapat diselesaikan tepat pada waktunya dan tidak ada materi yang terlewatkan.

-       Mengumpulkan hasil penelitian

Fakta atau data yang diperoleh dari hasil penelitian harus dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi sistem lama, yaitu :

1.      Waktu untuk melakukan suatu kegiatan

2.      Kesalahan melakukan kegiatan di sistem yang lama

3.      Pengambilan sampel

4.      Formulir dan laporan yang dihasilkan oleh sistem lama

5.      Elemen-elemen data

6.      Teknologi yang digunakan di sistem lama

7.      Kebutuhan informasi pemakai sistem / manajemen

3.      Analyze, menganalisis sistem

Langkah ini dilakukan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan.

-       Menganalisis Kelemahan Sistem

Penelitian dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
          “apa yang dikerjakan ?” 
          “bagaimana mengerjakannya ?”
          “siapa yang mengerjakan ?”
          “dimana dikerjakan ?”. 
Menganalisis kelemahan sistem sebaliknya dilakukan untuk menjawab pertanyaan :
          “mengapa dikerjakan ?”
          “perlukah dikerjakan ?”
          “apakah telah dikerjakan dengan baik ?”
Sasaran yang diinginkan oleh sistem yang baru ditentukan oleh kriteria penilaian sebagai berikut : relevance, capacity, efficiency, timeliness,accessibility, flexibility, accuracy, reliability, security, economy,simplicity.  

Berdasarkan pertanyaan dan kriteria ini, selanjutnya analis sistem akan dapat melakukan analis dari hasil penelitian dengan baik untuk menemukan kelemahan dan permasalahan dari sistem yang ada.

-       Menganalisis Kebutuhan Informasi Pemakai / Manajemen

Tugas lain dari analis sistem yang diperlukan sehubungan dengan sasaran utama sistem informasi, yaitu menyediakan informasi yang dibutuhkan bagi para pemakainya perlu dianalisis.

4.      Report, membuat laporan hasil analisis

Laporan hasil analisis diserahkan ke Panitia Pengarah (Steering Committee) yang nantinya akan diteruskan ke manajemen. Pihak manajemen bersama-sama dengan panitia pengarah dan pemakai sistem akan mempelajari temuan-temuan dan analis yang telah dilakukan oleh analis sistem yang disajikan dalam laporan ini. Tujuan utama dari penyerahan laporan ini kepada manajemen adalah :

-        Analisis telah selesai dilakukan

-       Meluruskan kesalah-pengertian mengenai apa yang telah ditemukan dan dianalisis oleh analis sistem tetapi tidak sesuai menurut manajemen

-        Meminta pendapat dan saran dari pihak manajemen

-       Meminta persetujuan kepada pihak manajemen untuk melakukan tindakan selanjutnya (dapat berupa meneruskan ke tahap disain sistem atau menghentikan proyek bila dipandang tidak layak lagi)

Semua hasil yang didapat dari penelitian perlu dilampirkan pada laporan hasil analisis ini, sehingga manajemen dan user dapat memeriksa kembali kebenaran data yang telah diperoleh.

D.     Kebutuhan Iinformasi Pemakai Sistem

      Berikut adalah kebutuhan informasi pemakai sistem yang disajikan dalam bentuk tabel.

                                     Tabel 1. Kebutuhan Informasi Pemakai Sistem

E.   Isi Laporan Analisis Sitem

       Beberapa isi laporan analisis sistem yang perlu ada adalah :

1.    Alasan dan lingkup dari analisis sistem

2.    List dari masalah utama yang diidentifikasi

3.    Pernyataan yang lengkap dan definisi dari kebutuhan user

4.    List dari asumsi kritis

5.    Rekomendasi

MATERI BAB 3

NAMA : DEWI RINA

JURUSAN : KA (sore)

JENJANG : D3

M-KULIAH : APSI

MATERI BAB 3

1.      Jelaskan perbedaan antara kebijakan dan perencanaan sistem?

      Jawab :

 Kebijakan Sistem

 Kebijakan untuk mengembangkan sistem informasi dilakukan oleh manajemen puncak    karena manajemen menginginkan untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada yang tidak dapat diraih oleh sistem yang lama atau sistem lama mempunyai kelemahan (masalah)

Perencanaan Sistem

Perencanaan sistem menyangkut estimasi sumberdaya (kebutuhan-kebutuhan fisik dan tenaga kerja) dan biaya. Perencanaan sistem terdiri dari : perencanaan jangka pendek (periode 1–2 tahun) dan jangka panjang

(periode sampai 5 tahun). Perencanaan sistem biasanya ditangani oleh staf perencanaan sistem, departemen pengembangan sistem atau depertemen pengolahan data.

2.      Sebutkan tiga proses didalam perencanaan sistem

1.      Merencanakan proyek-proyek sistem, meliputi :

Mengkaji tujuan, perencanaan strategi dan taktik perusahaan

Perencanaan sistem harus sejalan dengan tujuan perusahaan. Ini berarti perencanaan sistem harus diarahkan untuk dapat merencanakan sistem informasi yang dapat mendukung kegiatan organisasi secara keseluruhan sehingga tujuan perusahaan akan tercapai

a.       Mengidentifikasi proyek-proyek sistem

Menentukanproyek-proyek sistem nformasi yang dibutuhkan dalam suatu organisasi.

Contoh : Dalam perusahaan bisnis proyek-proyek sistem informasi dapat berupa sistem informasi untuk :

a)      Pengendalian penjualan dan pemasaran

b)      Pengendalian distribusi

c)      Pengendalian produksi

d)      Pengendalian keuangan

e)      Pengendalian persediaan

b.      Menetapkan sarana proyek-proyek sistem

      Sarana ini merupakan apa yang ingin dicapai oleh masing-masing proyek sistem.

      Contoh : Sistem informasi penjualan : memiliki sasaran :

a)      Memberikan pelayanan order kepada pelanggan dengan lebih baik

b)      Meningkatkan volume penjualan

c)      Menediakan laporan penjualan yang tepat waktu kepada manajern marketing

c.       Menetapkan Kendala proyek-proyek sistem

     Aada 3 faktor kendala :

a)      Masalah dana

b)      Masalah Waktu

c)      Mengenai batasan peraturan yang berlakupada perusahaan tersebut.

d.      Menentukan Priyoritas proyek-proyek sistem

      Yaitu menentukan proyek-proyek mana yang perlu dikembangkan terlebih dahulu tentunya    proyek-proyek sistem yang sangat diperlukan dan mendesak harus diprioritaskan.

e.       Membuat Laporan perencanaan sistem

      Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

a)      Latar belakang Organisasi

b)      Proyek sistem informasi yang direncanakan

c)      Sasaran pengembangan sistem aianformasi

d)      Kendala didalam pengembangan sistem Informasi

e)      Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

f.       Meminta Persetujuan Manajemen

2.      Mempersiapkan proyek-proyek sistem yang akan dikembangkan meliputi :

Menunjuk team analis

Mengumumkan proyek pengembangan sistem

3.      Mendefinisikan proyek-proyek yang akan dikembangkan, meliputi :

a.       Melakukan Studi Kelayakan

Studi kelayakan adalah suatustudi yang akan digunakan untuk menentukan    apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atautidak.

b.      Nilai kelayakan proyek sistem :

a)                     Kelayakan Teknik

Ketersediaan teknologi yang digunakan

Ketersediaan staf ahli didalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

b)                     Kelayakan Operasi

Kemampuan personil dalam engoperasikan sistem informasi yang di buat.

Kemampuan dari sistem informasi yang menghasilkan informasi 

c)                     Kelayakan Jadwal

Apakah sisteminformsi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

d)                     Kelayakan Ekonomi

Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem.

Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya.

e)                     Kelayakan Hukum

Apakah sistem yang dikembangkan tidak menyimpang dari hukumyang berlaku.   

c.       Membuat Usulan Proyek system

d.      Meminta persetujuan manajemen

3.  Sebutkan poin-poin apa saja yang harus diperhatikan dalam perencanaan sistem?

     Jawab :

    Ada point-point penting perencanaan yang perlu dibuat dalam membangun sistem informasi :

1. Feasility study, yaitu membuat studi kelayakan untuk sistem informasi yang akan dibuat, seperti membuat kajian bagaimana proses bisnis akan berjalan dengan sistem baru dan bagaimana pengaruhnya.
2. Budget, yaitu membuat alokasi dan pengaturan pembiayaan proyek, termasuk biaya perjalanan dan biaya lembur.
3. Sumber daya, yaitu membuat alokasi sumber daya yang akan dipakai dalam proyek, misalnya jumlah tim, ketersediaan perangkat komputer dan sumber daya yang lain.
4. Cakupan (Scope) , yaitu menentukan batasan ruang lingkup sistem informasi yang akan dibangun.
5. Alokasi waktu, yaitu membuat alokasi waktu untuk keseluruhan proyek, setiap langkah, setiap tim, dan masing-masing aktifitas, mulai perencanaan sampai saat sistem informasi go live.

4.      Sebutkan isi laporan perencanaaan sistem ?

      Jawab:

      Isi dari laporan perencanaan sistem tersebut adalah :

a.       Latar belakang Organisasi

b.      Proyek sistem informasi yang direncanakan

c.       Sasaran pengembangan sistem aianformasi

d.      Kendala didalam pengembangan sistem Informasi

e.       Menentukan prioritas-prioritas proyek sistem informasi

5.      Jelaskan apayang dimaksud dengan studi kelayakan sertajelaskan pulafaktor-faktor yang harus di nilai     dalam studi kelyakan tersebut !

Jawab :   Studi kelayakan adalah suatustudi yang akan digunakan untuk menentukan apakah  pengembangan proyek sistem layak diteruskan atautidak.

            Nilai kelayakan proyek sistem :

a)      Kelayakan Teknik

Ketersediaan teknologi yang digunakan

Ketersediaan staf ahli didalam mengoperasikan teknologi yang digunakan

b)      Kelayakan Operasi

Kemampuan personil dalam engoperasikan sistem informasi yang di buat.

Kemampuan dari sistem informasi yang menghasilkan informasi 

c)      Kelayakan Jadwal

Apakah sisteminformsi yang dikembangkan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan.

d)      Kelayakan Ekonomi

Besarnya dana yang diperlukan untuk pengembangan sistem.

Manfaat yang diperoleh dari sistem informasi dibandingkan dengan biaya perkembangannya.

e)      Kelayakan Hukum

Apakah sistem yang dikembangkan tidak menyimpang dari hukumyang berlaku.